Làm quản lý chưa bao giờ là dễ dàng, đặc biệt là quản lý phòng tập gym. Công việc này đòi hỏi bạn có nhiều kỹ năng chuyên môn lẫn kỹ năng mềm. Đâu là kinh nghiệm thực tế trong cách quản lý phòng gym hiệu quả, chuyên nghiệp? Cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây. 

I. Công việc, nhiệm vụ của quản lý phòng gym 

Quản lý là người trực tiếp giám sát, chịu trách nhiệm mọi hoạt động liên quan đến công việc, nhân sự, thiết  bị máy móc,... Vì vậy, quản lý phòng gym là người giám sát, chịu trách nhiệm mọi hoạt động của phòng tập. Bao gồm các điều liên quan đến: khách hàng tập gym, nhân sự huấn luyện viên, cộng tác viên, các bài tập gym trong chương trình, các đối tác, thiết bị tại phòng tập,... Nhiệm vụ của ban là làm thế nào để điều hành mọi thứ này hoạt động trôi chảy, không bị tắc nghẽn hay có trục trặc. 

Trong hầu hết các phòng gym nhỏ lẻ do cá nhân tổ chức, người quản lý phòng gym có thể là chủ đầu tư hoặc người kinh doanh. Tuy nhiên, đối với các trung tâm thể hình, chuỗi phòng gym chuyên nghiệp, quản lý phải cần người có chuyên môn riêng biệt, kỹ năng tốt và tư duy giỏi. 

Tất cả các công việc, nhiệm vụ liên quan đến cách quản lý phòng gym hiệu quả như sau: 

• Tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên, cộng tác viên làm việc full time hoặc part time cho phòng tập. 

• Đề xuất các phương án nâng cao doanh thu, lợi nhuận cho phòng tập. 

• Quản lý ngân sách chung, theo dõi và có kế hoạch rõ ràng, minh bạch. 

• Lưu trữ các hồ sơ thông tin liên quan đến nhân sự, khách hàng, tài chính. 

• Tìm hiểu, nghiên cứu, theo dõi và giám sát lịch sự dịch vụ khách hàng. 

• Quản lý toàn bộ trang thiết bị máy móc tại phòng tập. 

• Giám sát việc sử dụng, chăm sóc, vận hành,  bảo trì, lưu trữ các thiết bị máy móc này. 

• Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự, khủng hoảng truyền thông, khách hàng, dịch vụ, sản phẩm,... 

• Đề xuất các chương trình quảng cáo, quảng bá, tiếp thị cùng bộ phận có chuyên môn riêng. 

• Viết báo cáo, kế hoạch cho các mốc theo tuần, theo tháng, theo quý, theo năm. 

Xem thêm: Hướng dẫn tập gym tăng cân và tập gym giảm cân với các bài tập cơ bản. 

II. Các kỹ năng cần thiết trong cách quản lý phòng gym hiệu quả

Một người quản lý phòng gym chuyên nghiệp là một người có đẩy đủ tố chất của người lãnh đạo. Tức là người phải có am hiểu chuyên môn là yếu tố đầu tiên, sau đó phải là người có đạo đức nghề nghiệp, cách hàng xử cũng như kỹ năng liên quan đến các vấn đề về con người. Đây có thể là một thử thách khó nhằn dành cho bất cứ ai. Tuy nhiên, đối với người chịu khó học hỏi, chăm chỉ lắng nghe, trau dồi kinh nghiệm thực tế, chắc chắn sẽ làm được. 

Trong cách quản lý phòng gym hiệu quả, bạn cần đạt được các kỹ năng cơ bản về chuyên môn và kỹ năng mềm. 

Xem thêm: Hướng dẫn tập gym cho người mới bắt đầu đơn giản mà hiệu quả. 

Về chuyên môn: 

• Bạn cần có bằng cấp, chứng chỉ liên quan đến thể hình, quản lý. 

• Có kinh nghiệm làm huấn luyện viên thể hình là một lợi thế. 

• Có kinh nghiệm làm quản lý nhân sự, quản lý phòng kinh doanh là một lợi thế. 

• Có khả năng tư duy tốt trong việc lên kế hoạch, triển khai các dịch vụ, dự án, chương trình khách hàng, chiến dịch quảng bá,... 

• Có tư duy sáng tạo, giải quyết vấn đề nhanh chóng, không bị tồn đọng, tắc nghẽn. 

Về kỹ năng mềm như sau: 

• Có kỹ năng giao tiếp tốt, quản lý thời gian và tổ chức bản thân tốt. 

• Kỹ năng làm việc nhóm, làm việc độc lập, khả năng làm lãnh đạo tốt. 

• Kỹ năng thuyết trình, thương thuyết khách hàng tốt. 

• Tinh thần lắng nghe cao, thích nghi với mọi môi trường làm việc. 

• Có mục tiêu rõ ràng, kế hoạch làm việc chu đáo, cẩn thận và tỉ mỉ. 

• Có tinh thần ham học hỏi, cầu tiến, chịu khó tìm tòi những cái mới, thúc đẩy phòng tập hơn. 

• Biết cách xây dựng tinh thần nhóm, tinh thần làm việc cho nhân viên. 

III. Kinh nghiệm thực tế quản lý phòng gym hiệu quả và chuyên nghiệp 

Hãy bắt đầu vào việc làm quản lý phòng tập gym hiệu quả và chuyên nghiệp với mức tập trung cao độ, tinh thần kỷ luật tốt. Bạn cần đảm bảo rằng đâu là cốt lõi của việc quản lý, không phải có chức có quyền là có thể làm dụng và không cần phải làm việc quá nhiều. Càng lên cao, trách nhiệm và công việc càng nặng nề hơn. Vì vậy hãy luôn cẩn thận đối với vai trò của bản thân và học hỏi kinh nghiệm thực tế dưới đây. 

1. Lấy khách hàng làm trung tâm 

Đối với phòng tập gym, khách hàng là đối tượng đem lại doanh thu và lợi nhuận. Chính vì vậy, khách hàng phải được đặt làm trọng tâm để bạn lên kế hoạch, triển khai các dịch vụ, dự án có liên quan đến phòng gym. 

Tuy nhiên, cách quản lý phòng gym hiệu quả chính là đặt lợi ích của khách hàng lên trên cả doanh thu và lợi nhuận. Bởi vì khi khách hàng nhìn thấy được điều này, khách hàng sẽ ở lại với phòng tập của bạn, tin tưởng, trung thành sử dụng dịch vụ và yêu thích môi trường phòng tập hơn. 

Người ta nói, bán hàng cũng là một nghệ thuật. Thấu hiểu tâm lý của khách hàng giúp bạn giữ chân họ và rút ví tiền một cách chân chính, tự nguyện từ họ. Từ đó, bạn xây dựng một tệp khách hàng trung thành, lôi kéo khách hàng tiềm năng hiệu quả hơn.  

Bạn cần show ra cho khách hàng thấy được tiềm năng của phòng tập của bạn là cách tốt nhất để bạn quản lý phòng gym hiệu quả. Chúng bao gồm: dịch vụ có giá trị với mục đích của họ, dịch vụ/sản phẩm dễ hiểu, lợi ích gì khi tham gia dịch vụ, có được hưởng ưu đãi hay không. Có thể tham khảo các app tập gym miễn phí tại nhà để bạn học hỏi cách xây dựng bài tập cho khách hàng, dịch vụ của mình được cải thiện hơn.

Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý các điều sau:

• Phản hồi khách hàng nhanh chóng. 

• Khuyến khích đánh giá, góp ý của họ. 

• Cá nhân hóa khách hàng như: nhớ tên của họ, ngày sinh nhật, ưu đãi cho khách vip. 

• Tạo ra cộng đồng chia sẻ và khen ngợi khi cần. 

2. Quản lý nhân sự khoa học, thông minh 

Một trong những cách quản lý phòng gym hiệu quả là bạn cần nắm bắt việc quản lý nhân sự như thế nào. Nhiều người nghĩ rằng có chuyên môn về phòng tập mà bỏ quên việc nhân sự đóng góp quan trọng trong việc xây dựng một nơi làm việc hiệu quả, thông minh hơn bao giờ hết.

Đừng bao giờ áp đặt suy nghĩ bảo thủ, tư duy cá nhân lên tất cả nhân sự của bạn. Hãy thực sự công bằng, minh bạch đối với từng huấn luyện viên, nhân viên, cộng tác viên của mình. Người quản lý phòng gym hiệu quả là người biết lắng nghe nhân viên của mình, biết thưởng phạt phân minh. Hãy trở thành người cứng rắn đúng chỗ, công bằng đúng lúc, quan tâm và minh bạch trong từng công việc. 

3. Quản lý, điều phối chi phí, dòng tiền

Việc quản lý phòng gym nhỏ lẻ có thể là đơn giản đối với các chi phí đầu vào và đầu ra. Tuy nhiên, đối với việc hoạch định chuỗi phòng gym chuyên nghiệp, trung tâm thể hình lâu dài, việc quản lý và điều phối dòng tiền khoa học rất quan trọng. 

Hãy học cách phân chia thu chi trong ngày, trong tuần, trong tháng, theo quý và theo năm. Việc kiểm soát chặt chẽ thu chi giúp bạn tránh được tình trạng thất thoát, gian lận bởi các cá nhân, team nhóm khác nhau. Bạn cũng xây dựng cho mình hệ thống cố định để có thể nhàn rỗi hơn cho các báo cáo định kỳ. Đây là cách quản lý phòng gym hiệu quả. 

4. Xây dựng môi trường làm việc hiệu quả 

Một môi trường làm việc hiệu quả tức là có văn hóa như thế nào? Cách quản lý phòng gym hiệu quả và chuyên nghiệp dành cho bạn chính là đặt ra những quy định chung, quy tắc ứng xử, quy tắc con người, đạo đức,... Thành lập việc này giúp bạn xây dựng văn hóa ngay từ đầu, những nhân sự hiện tại và tương lai sẽ duy trì theo. 

Bạn cần xây dựng văn hóa ra sao trong cách quản lý phòng gym? Bạn cần luôn truyền tải thông điệp tôn trọng và đoàn kết. Tức là ai cũng có công bằng ngang nhau, cần được tôn trọng và tôn trọng người khác (dù họ có là nhân viên nhỏ bé). Tất cả cùng phải đoàn kết đạt được mục tiêu trong sự phấn đấu vì KPI và chất lượng dịch vụ, chất lượng con người. 

Hãy trở thành một người lãnh đạo khôn khéo biết nhìn xa trông rộng, hỗ trợ mọi người khi cần thiết. Đừng để bất cứ ai cảm thấy họ bơ vơ trong nơi làm việc của mình. Hãy là người chèo lái, người dẫn dắt đáng tin cậy của họ. 

5. Liên kết với nhiều đối tác khác nhau 

Cách quản lý phòng gym hiệu quả khác nữa là biết cách liên kết với nhiều đối tác khác nhau. Bạn biết đây, để làm việc chúng ta không chỉ quản lý nội bộ mà còn đối ngoại giỏi. Việc biết cách tận dụng mối quan hệ có sẵn hoặc xây dựng ngay từ bây giờ là điều cần thiết. 

Bạn cần liên kết với ai khi quản lý phòng tập? Đó là đối tác về thiết bị máy móc, đối tác dinh dưỡng, đối tác thời trang thể thao,... Trong quá trình làm quản lý bạn cũng tự tạo cho mình thêm nhiều kỹ năng mềm về giao tiếp, thương thỏa, đối nhân xử thế… 

6. Xây dựng app phòng gym chuyên nghiệp để quản lý 

Nhiều nơi làm việc không hiệu quả, doanh thu và lợi nhuận luôn đi xuống, khách hàng và cả nhân viên thay nhau rời đi là do đâu? Có thể quản lý ở đó rất giỏi về chuyên môn và kỹ năng nhưng không thể xử lý một đống hỗn độn công việc của tất cả điều trên cùng một lúc? Đó là lúc bạn thấy thiếu một nơi giúp bạn sắp xếp, quản lý một cách khoa học và thông minh.

Gợi ý cho bạn trong thời đại 4.0 hiện nay, cách quản lý phòng gym hiệu quả chính là xây dựng ứng dụng tập gym chuyên nghiệp cho phòng tập của mình. Tại sao lại phải xây ứng dụng cho riêng mình? Nó là hệ thống quản lý công việc, nhân sự, dòng tiền tích hợp một cách thông minh nhất, bạn không cần một đống ứng dụng khác nhau trên máy tính và di động, không cần sử dụng quá nhiều giấy tờ, khi tìm kiếm lại thì mệt mỏi, mất nhiều thời gian. 

Các tính năng của việc tạo app tập gym chuyên nghiệp như sau:

• Quản lý nhân sự từ A đến Z: lưu trữ hồ sơ, đào tạo, chấm công, trả lương, sa thải,...

• Quản lý công việc tại phòng gym: giao việc, phân ca làm việc, thời gian làm việc, ai phụ trách cái gì, deadline, nhắc nhở công việc, thông báo họp hành, huấn luyện,... 

• Quản lý khách hàng: dữ liệu khách hàng, chi phí đầu tư của khách, thời hạn đăng ký, ưu đãi cá nhân, khách tiềm năng, khách vip,... 

• Quản lý thu chi: Báo cáo hàng ngày thu chi, theo dõi và kiểm tra dòng tiền mọi lúc mọi nơi, minh bạch, rõ ràng. Tạo báo cáo thu chi hàng tuần, hàng tháng, hàng quý. 

IV. Lời kết 

Trên đây là toàn bộ kinh nghiệm cách quản lý phòng gym hiệu quả dành cho bạn. Nếu muốn trở thành một lãnh đạo ưu tú, dẫn dắt nhân viên và đưa phòng gym đi lên top đầu thị trường, bạn cần nắm đầy đủ chuyên môn và kỹ năng cơ bản. Từ đó có thể dần dần tự nâng cao bản thân hơn, tích lũy kinh nghiệm, trau dồi kiến thức và phát triển tư duy tốt hơn, đưa phòng gym mở rộng quy mô và tăng doanh thu gấp bội.